Klauzula informacyjna Tchibo Warszawa Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie
dla kontrahentów, klientów biznesowych i ich przedstawicieli
I. Administrator i Inspektor Ochrony Danych
Administratorem danych osobowych jest Tchibo Warszawa Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Dziekońskiego 3, 00-728 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000019739, numer NIP: 521012403, numer REGON: 01156781 („Spółka” lub „Administrator”).
Ze Spółką można kontaktować się listownie, pisząc na adres: wskazany powyżej, lub mailowo, pisząc na adres e-mail: service@tchibo.pl
Spółka powołała Inspektora Ochrony Danych („IOD”), z którym można kontaktować się, pisząc na adres Spółki wskazany powyżej z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub mailowo, pisząc na adres email: iod@tchibo.pl
II. Kogo dotyczy niniejsza informacja
Niniejsza informacja dotyczy przetwarzania danych osobowych następujących kategorii osób:
a) kontrahentów Administratora będących osobami fizycznymi („Kontrahenci”);
b) klientów biznesowych Administratora będących osobami fizycznymi („Klienci”),
c) osób reprezentujących, pracowników i współpracowników Kontrahentów lub Klientów oraz kontrahentów lub klientów biznesowych niebędących osobami fizycznymi („Przedstawiciele”).
III. Dane osobowe Kontrahentów i Klientów
Dane osobowe Kontrahentów lub Klientów są przetwarzane w celu:
a) nawiązania lub utrzymywania relacji biznesowych z Kontrahentem lub Klientem, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO ;
b) zawarcia pomiędzy Administratorem a Kontrahentem lub Klientem umowy i jej wykonywania – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
c) osób reprezentujących, pracowników i współpracowników Kontrahentów lub Klientów oraz kontrahentów lub klientów biznesowych niebędących osobami fizycznymi („Przedstawiciele”).
d) marketingu bezpośredniego produktów lub usług Administratora oraz ewentualnie podmiotów współpracujących z Administratorem – w przypadku marketingu prowadzonego w formie tradycyjnej (korespondencja papierowa) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku marketingu prowadzonego drogą elektroniczną lub telefoniczną – na podstawie zgody, jeśli zostanie ona udzielona (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); .
e) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy Kontrahentem lub Klientem a Administratorem, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Podanie danych osobowych przez Kontrahenta lub Klienta jest dobrowolne, przy czym niezbędne do realizacji ww. celów.
Dane osobowe Kontrahenta lub Klienta są przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych powyżej, a następnie Spółka będzie je przechowywać do momentu przedawnienia roszczeń lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa (np. prawa podatkowego).
IV. Dane osobowe Przedstawicieli
Dane osobowe Przedstawicieli pochodzą z następujących źródeł:
a) dane osobowe osób reprezentujących kontrahentów lub klientów biznesowych są udostępniane Administratorowi przez kontrahenta lub klienta, którego dana osoba reprezentuje, lub są podawane Administratorowi bezpośrednio przez daną osobę reprezentującą;
b) dane osobowe pracowników i współpracowników kontrahentów lub klientów biznesowych są udostępniane Administratorowi przez kontrahenta lub klienta, który jest podmiotem zatrudniającym taką osobę, lub są podawane bezpośrednio przez danego pracownika lub współpracownika kontrahenta lub klienta.
Administrator otrzymuje te dane osobowe w związku z zawarciem i wykonaniem umowy łączącej kontrahenta lub klienta biznesowego ze Spółką.
Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych Przedstawicieli:
a) osób reprezentujących kontrahentów lub klientów biznesowych – dane identyfikacyjne (np. imiona, nazwiska, nazwę podmiotu, który reprezentuje dana osoba, nazwę stanowiska/nazwę pełnionej funkcji), dane dotyczące udzielonego umocowania (np. data udzielonego umocowania, rodzaj i zakres udzielonego umocowania);
b) pracowników i współpracowników kontrahentów lub klientów biznesowych – dane identyfikacyjne (np. imiona, nazwiska, nazwę podmiotu zatrudniającego daną osobę, nazwę stanowiska/nazwę pełnionej funkcji, zakres spraw, którymi zajmuje się dana osoba), dane kontaktowe (np. numer służbowego telefonu, email).
Dane osobowe Przedstawicieli są przetwarzane w celu:
a) zawarcia umowy pomiędzy kontrahentem lub klientem biznesowym a Spółką i jej wykonywania, a w szczególności weryfikacji umocowania osoby zawierającej umowę z Administratorem w imieniu kontrahenta lub klienta oraz kontaktu z osobami wskazanymi jako osoby kontaktowe w związku z wykonywaniem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora oraz kontrahenta lub klienta, którym jest umożliwienie Administratorowi oraz kontrahentowi lub klientowi sprawnego bieżącego wykonywania umowy oraz umożliwienie Administratorowi weryfikacji umocowania osoby zawierającej umowę z Administratorem w imieniu kontrahenta lub klienta;
b) dokonania rozliczeń podatkowych i prowadzenia dokumentacji księgowej − na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie danych jest niezbędne dla wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, a wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów prawa podatkowego oraz przepisów o rachunkowości;
c) nawiązania lub utrzymywania relacji biznesowych z kontrahentem lub klientem biznesowym, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
d) marketingu bezpośredniego produktów lub usług Administratora oraz ewentualnie podmiotów współpracujących z Administratorem – w przypadku marketingu prowadzonego w formie tradycyjnej (korespondencja papierowa) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku marketingu prowadzonego drogą elektroniczną lub telefoniczną – na podstawie zgody, jeśli zostanie ona udzielona (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
e) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy kontrahentem lub klientem a Administratorem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).
W przypadku przekazywania danych osobowych Administratorowi bezpośrednio przez Przedstawicieli, podanie danych osobowych jest dobrowolne, przy czym niezbędne do realizacji ww. celów.
Dane osobowe Przedstawicieli będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania umowy zawartej pomiędzy Administratorem oraz kontrahentem lub klientem. Później Administrator będzie je przechowywać do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z powyższą umową roszczeń lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa (np. prawa podatkowego).
V. Pozostałe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Kontrahentów, Klientów i Przedstawicieli
Dane osobowe są ujawniane następującym podmiotom:
• udzielającym wsparcia Spółce na zasadzie zleconych usług i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia, tj. w szczególności podmiotom świadczącym usługi IT, prawne (w tym z zakresu ochrony danych osobowych), administracyjne, pocztowe, kurierskie;
• upoważnionym do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
Spółka nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego (tj. poza obszar EOG) ani do organizacji międzynarodowej.
Wobec osób, których dane dotyczą nie będą podejmowane decyzje wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania.
VI. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobom, których dane są przetwarzane przez Administratora przysługuje:
a) prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
b) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (w przypadku gdy przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora),
c) prawo do przeniesienia danych osobowych (gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy),
d) prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Skorzystanie z powyższych praw jest możliwe poprzez złożenie oświadczenia w formie pisemnej na adres Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub mailowo na adres e-mail: iod@tchibo.pl
Osobom, których dane dotyczą, przysługuje również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (szczegółowe informacje, jak złożyć skargę, można znaleźć tutaj: https://uodo.gov.pl/pl/83/155), jeśli dana osoba uważa, że przetwarzanie narusza RODO.
Administratorem danych osobowych jest Tchibo Warszawa Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Dziekońskiego 3, 00-728 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000019739, numer NIP: 521012403, numer REGON: 01156781 („Spółka” lub „Administrator”).
Ze Spółką można kontaktować się listownie, pisząc na adres: wskazany powyżej, lub mailowo, pisząc na adres e-mail: service@tchibo.pl
Spółka powołała Inspektora Ochrony Danych („IOD”), z którym można kontaktować się, pisząc na adres Spółki wskazany powyżej z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub mailowo, pisząc na adres email: iod@tchibo.pl
II. Kogo dotyczy niniejsza informacja
Niniejsza informacja dotyczy przetwarzania danych osobowych następujących kategorii osób:
a) kontrahentów Administratora będących osobami fizycznymi („Kontrahenci”);
b) klientów biznesowych Administratora będących osobami fizycznymi („Klienci”),
c) osób reprezentujących, pracowników i współpracowników Kontrahentów lub Klientów oraz kontrahentów lub klientów biznesowych niebędących osobami fizycznymi („Przedstawiciele”).
III. Dane osobowe Kontrahentów i Klientów
Dane osobowe Kontrahentów lub Klientów są przetwarzane w celu:
a) nawiązania lub utrzymywania relacji biznesowych z Kontrahentem lub Klientem, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO ;
b) zawarcia pomiędzy Administratorem a Kontrahentem lub Klientem umowy i jej wykonywania – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
c) osób reprezentujących, pracowników i współpracowników Kontrahentów lub Klientów oraz kontrahentów lub klientów biznesowych niebędących osobami fizycznymi („Przedstawiciele”).
d) marketingu bezpośredniego produktów lub usług Administratora oraz ewentualnie podmiotów współpracujących z Administratorem – w przypadku marketingu prowadzonego w formie tradycyjnej (korespondencja papierowa) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku marketingu prowadzonego drogą elektroniczną lub telefoniczną – na podstawie zgody, jeśli zostanie ona udzielona (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); .
e) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy Kontrahentem lub Klientem a Administratorem, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Podanie danych osobowych przez Kontrahenta lub Klienta jest dobrowolne, przy czym niezbędne do realizacji ww. celów.
Dane osobowe Kontrahenta lub Klienta są przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych powyżej, a następnie Spółka będzie je przechowywać do momentu przedawnienia roszczeń lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa (np. prawa podatkowego).
IV. Dane osobowe Przedstawicieli
Dane osobowe Przedstawicieli pochodzą z następujących źródeł:
a) dane osobowe osób reprezentujących kontrahentów lub klientów biznesowych są udostępniane Administratorowi przez kontrahenta lub klienta, którego dana osoba reprezentuje, lub są podawane Administratorowi bezpośrednio przez daną osobę reprezentującą;
b) dane osobowe pracowników i współpracowników kontrahentów lub klientów biznesowych są udostępniane Administratorowi przez kontrahenta lub klienta, który jest podmiotem zatrudniającym taką osobę, lub są podawane bezpośrednio przez danego pracownika lub współpracownika kontrahenta lub klienta.
Administrator otrzymuje te dane osobowe w związku z zawarciem i wykonaniem umowy łączącej kontrahenta lub klienta biznesowego ze Spółką.
Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych Przedstawicieli:
a) osób reprezentujących kontrahentów lub klientów biznesowych – dane identyfikacyjne (np. imiona, nazwiska, nazwę podmiotu, który reprezentuje dana osoba, nazwę stanowiska/nazwę pełnionej funkcji), dane dotyczące udzielonego umocowania (np. data udzielonego umocowania, rodzaj i zakres udzielonego umocowania);
b) pracowników i współpracowników kontrahentów lub klientów biznesowych – dane identyfikacyjne (np. imiona, nazwiska, nazwę podmiotu zatrudniającego daną osobę, nazwę stanowiska/nazwę pełnionej funkcji, zakres spraw, którymi zajmuje się dana osoba), dane kontaktowe (np. numer służbowego telefonu, email).
Dane osobowe Przedstawicieli są przetwarzane w celu:
a) zawarcia umowy pomiędzy kontrahentem lub klientem biznesowym a Spółką i jej wykonywania, a w szczególności weryfikacji umocowania osoby zawierającej umowę z Administratorem w imieniu kontrahenta lub klienta oraz kontaktu z osobami wskazanymi jako osoby kontaktowe w związku z wykonywaniem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora oraz kontrahenta lub klienta, którym jest umożliwienie Administratorowi oraz kontrahentowi lub klientowi sprawnego bieżącego wykonywania umowy oraz umożliwienie Administratorowi weryfikacji umocowania osoby zawierającej umowę z Administratorem w imieniu kontrahenta lub klienta;
b) dokonania rozliczeń podatkowych i prowadzenia dokumentacji księgowej − na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie danych jest niezbędne dla wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, a wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów prawa podatkowego oraz przepisów o rachunkowości;
c) nawiązania lub utrzymywania relacji biznesowych z kontrahentem lub klientem biznesowym, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
d) marketingu bezpośredniego produktów lub usług Administratora oraz ewentualnie podmiotów współpracujących z Administratorem – w przypadku marketingu prowadzonego w formie tradycyjnej (korespondencja papierowa) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku marketingu prowadzonego drogą elektroniczną lub telefoniczną – na podstawie zgody, jeśli zostanie ona udzielona (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
e) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy kontrahentem lub klientem a Administratorem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).
W przypadku przekazywania danych osobowych Administratorowi bezpośrednio przez Przedstawicieli, podanie danych osobowych jest dobrowolne, przy czym niezbędne do realizacji ww. celów.
Dane osobowe Przedstawicieli będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania umowy zawartej pomiędzy Administratorem oraz kontrahentem lub klientem. Później Administrator będzie je przechowywać do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z powyższą umową roszczeń lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa (np. prawa podatkowego).
V. Pozostałe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Kontrahentów, Klientów i Przedstawicieli
Dane osobowe są ujawniane następującym podmiotom:
• udzielającym wsparcia Spółce na zasadzie zleconych usług i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia, tj. w szczególności podmiotom świadczącym usługi IT, prawne (w tym z zakresu ochrony danych osobowych), administracyjne, pocztowe, kurierskie;
• upoważnionym do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
Spółka nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego (tj. poza obszar EOG) ani do organizacji międzynarodowej.
Wobec osób, których dane dotyczą nie będą podejmowane decyzje wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania.
VI. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobom, których dane są przetwarzane przez Administratora przysługuje:
a) prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
b) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (w przypadku gdy przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora),
c) prawo do przeniesienia danych osobowych (gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy),
d) prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Skorzystanie z powyższych praw jest możliwe poprzez złożenie oświadczenia w formie pisemnej na adres Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub mailowo na adres e-mail: iod@tchibo.pl
Osobom, których dane dotyczą, przysługuje również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (szczegółowe informacje, jak złożyć skargę, można znaleźć tutaj: https://uodo.gov.pl/pl/83/155), jeśli dana osoba uważa, że przetwarzanie narusza RODO.