6 prostych wskazówek jak utrzymać porządek w biurze

Jedno z ulubionych powiedzeń brzmi: Tylko geniusz panuje nas chaosem. Z pewnością jest w tym ziarno prawdy i niewielu z nas wyssało porządek z mlekiem matki, niemniej jednak wystarczy odrobina porządku i organizacji i od razu lepiej się pracuje. A kto regularnie troszczy się o porządek, sprząta z przyzwyczajenia - bez zbędnego zastanawiania się.

1. Od chaosu do przyjemnie uporządkowanego biurka

Możesz od razu zaczynać: Posprzątaj gruntownie swoje biurko, wyczyść blat i delektuj się swobodą miejsca. Jak się z tym czujesz? Następnie przyjmij strategię "Selekcja zamiast różnorodności": Umieść tylko te najważniejsze przedmioty na biurku, których regularnie używasz.

Jednocześnie najczęściej używane przybory biurowe powinny być zawsze pod ręką. Wśród nich są np. jeden lub dwa ołówki, notes, kartki samoprzylepne, teczki na dokumenty oraz opcjonalnie tablica na najważniejsze notatki umieszczona w widocznym miejscu w pobliżu. Jeśli nie używasz codziennie nożyczek, dziurkacza ani zszywacza, itp., te przedmioty nie mają czego szukać na biurku i należy je przechowywać w szufladzie blisko biurka.

2. Porządek w domowym biurze to radość szefa i rodziny

Pracując w domowym biurze, o ile budżet na to pozwala, ujednolić swój system porządkowania i opisywania. Zbieranina różnych segregatorów i sposobów ich opisywania wskazuje raczej na "nieporządek" w porównaniu z przyborami i opisami o jednolitym wyglądzie. Wykaż się odwagą i pozbądź się rzeczy; np. tego długopisu, który zawsze przerywa i źle się nim pisze lub pustego zszywacza, którego właściwie nigdy nie używasz.

Jeśli gruntownie posprzątałeś biurko, zrób z tego rutynę i sprzątaj swoje biurko konsekwentnie wieczorami przed skończeniem dnia pracy. W ten sposób symbolicznie zamkniesz dzień i rozpoczniesz wolny wieczór. Warto zaplanować sobie jeden dodatkowy dzień na sprzątanie raz na miesiąc lub na kwartał, by uporządkować szuflady, regały i korespondencję.

3. Cyfrowe sprzątanie jest łatwe

Nie tylko biuro i biurko mogą być przyczyną nieładu i chaosu. Także skrzynka mailowa i pulpit powinny być uporządkowane i zorganizowane w odpowiedni sposób. Nic nam po najlepiej wysprzątanym biurku, kiedy tracisz 5 minut na znalezienie jednego maila lub pliku. Sprzątaj swoją skrzynkę mailową codziennie, zaznaczając wiadomości kolorami pod względem pilności i odważ się regularnie wyrzucać maile, których już nie potrzebujesz.

Zadbaj o przejrzystość także na pulpicie swojego komputera, umieszczając pliki centralnie, ujednolicając ich nazwy i porządkując je w prosty i logiczny sposób. Omów to wcześniej ze swoim zespołem. Opracujcie wewnętrzny system odnośników lub linków do dokumentów i samych plików. W ten sposób również niezmiernie ułatwisz współpracę w zespole.

4. Uzależniony od terminów? Tu też przejrzystość to podstawa

Tak, zazwyczaj warto rozdzielić pracę od życia prywatnego. Ale nie w tym przypadku. Twój czas liczy się tylko raz, dlatego powinieneś używać tylko jednego kalendarza. W ten sposób zachowasz przejrzystość wszystkich terminów i możesz szybciej ustalić, co nałoży się w czasie.

Mimo obecnego powrotu do form papierowych, kalendarze elektroniczne są po prostu praktyczniejsze. Można z łatwością wprowadzać poprawki, dopasowywać i udostępniać informacje, a także np. załączać ważne linki, których z powodu ich długości nikt dziś ręcznie nie notuje. Regularne zadania i terminy można zapisać w kalendarzu elektronicznym w postaci terminów powtarzających się, a w przypadku urlopu lub nietypowej nieobecności można je w łatwy sposób przekazać zastępującej cię osobie. Tak właśnie zadbasz o przejrzystość.

5. Nigdy więcej nie trać czasu

Stos papierów to często początek chaosu. Zamiast rozdzielać jeden lub kilka stosów na biurku, specjaliści od porządków polecają tacki na dokumenty z trzema przegródkami: nadesłane, na dziś i do wysłania. Dzięki tej prostej zasadzie w idealnej sytuacji dany dokument będziesz miał w ręce tylko raz, praca będzie przebiegać w zorganizowany sposób i "stracisz" mniej czasu.

Pamiętaj, żeby i w tym przypadku regularnie porządkować dokumenty i pozbywać się tych, których nie musisz przechowywać ze względów prawno-urzędowych. Poza tym w dzisiejszym skomputeryzowanym świecie ogólnie należy dążyć do ograniczenia piętrzących się stosów papierów w biurze. W trosce o środowisko wiele osób umieszcza w stopce swoich wiadomości mailowych formułę "Proszę pomyśl o środowisku zanim wydrukujesz ten e-mail." Zatem pomyśl o tym: Nie musisz drukować każdej wiadomości i każdego dokumentu!

6. Porządek na biurku = porządek w głowie

Za tym mottem stoi pogląd mówiący, że uporządkowane biurko może wspierać rozwój kariery zawodowej. Z pewnością teraz zapytasz: dlaczego? Otóż biurko jest wizytówką pracownika. Spójrz z dystansem na swoje biurko. Co widzisz i jak oceniłbyś pracę osoby, która przy tym biurku pracuje? Wiele osób często jest w stanie wywnioskować, jaki jest styl pracy danego pracownika po wyglądzie jego biurka i stosowanie obdarzają zaufaniem jego skuteczność działania lub też nie. Dlatego pamiętaj pewnych podstawowych zasadach utrzymania porządku i na swoim biurku przechowuj wyłącznie bieżący projekt.

Mimo wszystko trochę inspiracji i prywatnych przedmiotów i pamiątek nie zaszkodzi; chodzi o to, by nie przeładować biurka. Ponadto prywatne zdjęcie lub indywidualny sposób uporządkowania miejsca pracy świadczą o tym, że chcesz się czuć dobrze w pracy i odpowiednio wyposażyć.